Tolkkua kokouksiin

In Johtaminen, Kokoustaito by Eeva Kaarne


Talouselämä julkaisi Aronet -Esitysyhtiön teettämän tutkimuksen, jonka mukaan suomalaisten työajasta 15 prosenttia kuluu kokouksissa, jotka eivät ole työn kannalta tärkeitä. Kokousten tehottomuuteen vanhanaikaisten kokoustilan varusteiden ohella vaikuttavat esimerkiksi heikko valmistautuminen, epäselvät tavoitteet ja kokousten huono johtaminen.

Mikä tolkku on kokouksissa?

Kokouksen funktio on toimia demokraattisena päätöksenteon foorumina. Kokoukseen tultaessa tulisi olla selvillä, mitä asioita kokouksessa käsitellään ja osallistujilta voidaan olettaa asioihin perehtymistä ennen tilaisuutta.
Kokouksen ei tulisi olla tiedotustilaisuus. On toki asioita, joista kokouksessa kerrotaan, mutta nykyiset viestintäteknologiat mahdollistavat nopean tiedonkulun tiedotettavista asioista ilman kokouksiakin.
Kokous toimii sosiaalisena kohtauspaikkana. Organisaation ihmiset kokoontuvat yhteen vaihtamaan kuulumisia. Onko kokoustaminen kuitenkaan paras tapa pitää yllä sosiaalisia suhteita? Voisiko vaikkapa epämuodollinen aamukahvitilaisuus kerran viikossa ajaa saman asian?
Kokousten johtaminen on haastavaa. Siinä puheenjohtajalta vaaditaan tarkkaa korvaa ja silmää, jotta hän osaa pitää keskustelun asiassa, rohkaista tai hillitä osallistujia, tehdä johtopäätöksiä ja tiivistyksiä sekä saada kokoukset sujumaan tehokkaasti lyhyessä ajassa ja hyvässä hengessä. Kokousten johtamista ja kokouksissa tarvittavaa vuorovaikutusosaamista voi oppia esimerkiksi vuorovaikutusvalmennuksissa.
Tuuleta kokouskäytännöt, tehosta ajankäyttö unohtamatta ilmapiirin ja ihmissuhteiden merkitystä.